Организации c лучшим в своем классе внедрением ERP

Нечитайлов Юрий Вячеславович

Исследование зарубежного опыта


Нечитайлов Юрий Вячеславович 2 мая 2012, 07:55

Предисловие

Внедрять или не внедрять ERP? Какие трудности подстерегают? Каковы критерии лучших в своем классе внедренцев ERP? Какие стратегии внедрения используют наиболее успешные внедренцы? Как выбрать ERP?
Эти вопросы освещены в первой части отчета компании Aberdeen Group за апрель 2012, перевод которого приводим в данной публикации.

Юрий Нечитайлов
Главный редактор SAP Professional Journal Россия

Авторство: отчет компании Aberdeen Group (апрель 2012)

Бизнес-контекст

Отчет компании Aberdeen «Внедрять или не внедрять ERP? – Для сферы производства этот вопрос уже не стоит!» показал, что организации, в которых внедрена ERP, показывают лучшие результаты по сравнению с теми, у которых системы ERP нет, в отношении точности учета складских запасов, количества дней, которые уходят на закрытие месяца, соблюдения внутренних календарных графиков, полноты и своевременности поставок и в других аспектах. Более того, даже компании, плетущиеся в хвосте инноваций, наблюдают улучшение количественных показателей в сферах эксплуатационных затрат, административных расходов, запасов, соблюдения внутренних календарных графиков, а также полноты и своевременности поставок в результате внедрения ERP в их компании. И все же исследование показало, что 26% компаний все еще предстоит внедрить ERP. Если эти цифры точны, то почему все эти компании до сих пор не используют ERP?

Пятьдесят четыре процента (54%) организаций указали на то, что они все еще не внедрили ERP из-за необходимости приложения серьезных усилий внутри компании. Хотя внедрение ERP– это и в самом деле серьезное предприятие, те организации, которые успешно прошли через него и уже пожинают плоды работы системы, могут рассказать о том, как они обходили затруднения, с которыми сталкивались в процессе внедрения.

Итак, согласно ответам 170 организаций, уже внедривших ERP и ответивших на вопросы исследования Aberdeen о выборе, внедрении и обучении ERP, самым главным затруднением, с которым сталкиваются организации в процессе внедрения ERP, является недостаток внутренних ресурсов (Рис. 1). Во-первых, у организации может не быть ИТ-отдела, способного выполнить все требования при внедрении ERP. Для таких организаций реальной альтернативой может стать поставка ERP в виде Software as a Service (SaaS, "ПО как услуга"), поскольку отчет компании Aberdeen о направлениях развития, наблюдениях и производительности SaaS и облачных ERP-систем за 2011 год показал, что 38% были склонны рассмотреть вопрос о внедрении SaaS ERP из-за ограниченности своих ресурсов в области ИТ. Помимо этого, организации обеспокоены теми новыми обязанностями, которые появятся у их сотрудников в связи с внедрением: это будет отвлекать сотрудников от их прямых ежедневных функций.

Далее, 35% необходимо сократить затраты на процесс внедрения. ERP сама по себе может стать существенным финансовым бременем для компании. Для тех компаний, которые внедряют ERP в первый раз, эта инвестиция может оказаться одной из наиболее затратных, и в то же время, важным этапом развития организации. Организациям следует эффективно управлять затратами, выходящими за пределы затрат на приобретение самого ПО ERP. Для того чтобы минимизировать непредвиденные расходы, важно иметь четко определенный план проекта и придерживаться его.

Тридцать три процента (33%) указывают на недостаточную функциональность ПО ERP. Если избранная ERP-система не обладает функционалом, необходимым организации для эффективного функционирования, эта система бесполезна. Либо организация не получит максимальной выгоды от использования этого ПО, либо ей придется делать дополнительные инвестиции в развитие функциональности системы. Это затруднение показывает, насколько важен процесс выбора ERP и способность определить потребности организации.

Наконец, 31% должны получить максимально быстрый возврат капиталовложений. Опять же, инвестиции в ERP могут быть значительны. Вполне естественно, что развивающиеся организации хотят увидеть прибыль от этих инвестиций как можно скорее и убедиться в том, что эти деньги не следовало потратить на что-то другое. Эффективное внедрение ERP, привлечение сотрудников и использование доступной функциональности – это необходимые условия для самого быстрого возврата капиталовложений.

«Качественная подготовка и управление проектом необходимы для предсказуемой, хорошо скоординированной установки ERP»
(ИТ, организация розничной торговли среднего размера)

Схема классов зрелости

Для того чтобы отделить лучшие в своем классе организации от средних по отрасли и от отстающих, Aberdeen использовала пять ключевых критериев эффективности (Табл. 1). Выбор показателей основывался на факторах, которыми измеряется успех проекта внедрения и воздействие, которое оказала ERP на организацию и ее сотрудников. Первые два критерия для определения лучших в своей отрасли организаций измеряют их способность поддерживать низкий уровень затрат и соблюдать график проекта. Далее, поскольку ERP должна помогать сотрудникам более эффективно выполнять свои обязанности, Aberdeen замерила процент сотрудников, которые в годовых отчетах превзошли свои ранее зафиксированные показатели. Таким образом измерялось воздействие обучения ERP. Далее, для того чтобы показать, насколько успешен был весь процесс, в Aberdeen замерили сокращение эксплуатационных затрат, определенное этими компаниями как прямое следствие внедрения ERP. Наконец, поскольку главной целью ERP является повышение прибыльности компании, Aberdeen замерила изменение прибыльности этих организаций на протяжении последних двух лет. Сочетание этих показателей дает хорошее представление о том, как выглядит компания с лучшим в своей отрасли внедрением ERP.

Модель PACE для захвата лидерства в отрасли[1]

Для успешных внедрений ERP необходимо сочетание стратегических действий, организационных возможностей и использования технологий: все они обобщены в табл. 2.

 


[1] PACE – схема стратегий, разработанная AberdeenGroupдля захвата компаниями лидерства в своей отрасли. PACEрасшифровывается как Pressures, Actions, Capabilities, Enablers («Затруднения, Действия, Возможности, Средства»). Подробнее см.: http://www.phaseware.com/PhaseWare-Files-blog/bid/34775/Introducing-the-PACE-Framework-for-Multichannel-Service - прим. пер.

Стратегии для захвата лидерства в отрасли

Для того чтобы справиться с перечисленными выше затруднениями, лучшие в отрасли организации обращаются к набору стратегий, разработанных для упрощения процесса внедрения ERP (см. рис. 2). Хотя по-настоящему важно лишь то, насколько эффективно компания реализует эти статегии, отмечается некоторое различие в том, как выбирают эти стратегии лучшие в отрасли компании и все остальные (т. е. средние по отрасли и отстающие). Конечно, наиболее распространенной стратегией для всех компаний является стандартизация бизнес-процессов. Стандартизация процессов позволяет организациям выявлять передовой опыт и реализовывать его. Они могут интегрировать этот опыт в свою ERP-систему. Это имеет существенное значение и при выборе ERP, наиболее подходящей для их организации.

«Необходимо соблюдать следующий порядок внедрения: начинать с уровня высшего руководства, а затем переносить внедрение на средние и низшие уровни управления компаний. Также необходим хороший план внедрения, который был бы всем понятен и которому можно было бы следовать без опозданий»
(ИТ, Мелкий производитель промышленного оборудования)

Существует большая вероятность, что организации – лидеры отрасли будут совмещать обучение сотрудников с каждодневными бизнес-процессами. Поступая таким образом, эти организации минимизируют время отрыва сотрудников от производства. Этот метод – обучение на практике – более эффективно вовлекает сотрудников в процесс и гарантирует, что они усвоили суть этого процесса. Вот почему организации – лидеры отрасли с большей вероятностью будут также стимулировать повторяющееся поведение в своих сотрудниках. Решая одни и те же задачи снова и снова, сотрудники первым делом будут вспоминать о передовом опыте; а это позволит организации получить максимальную пользу от ее ERP-решения.

Средние по отрасли и отстающие компании, напротив, с большей вероятностью будут концентрироваться на стратегиях, реализующихся перед процессом внедрения. Прежде всего, они оценивают те области бизнеса, которые требуют улучшений еще до внедрения ERP.  Расчет состоит в том, что удастся и улучшить эти процессы изнутри, и выбрать такое решение ERP, которое поможет их усовершенствовать. В продолжение этого, 41% «прочих» организаций образуют управляющие комитеты, которые отслеживают и оценивают план проекта. В отчете компании Aberdeen«Управление проектом: как соединить все части воедино» показаны преимущества хорошо выполненного плана проекта. Этот управляющий комитет поможет обеспечить связь внедрения ERPс целями предприятия и провести внедрение предельно гладко.

Прозрения компании Aberdeen – Стратегия

Процесс выбора ERP – это не то, к чему можно отнестись несерьезно. Для того чтобы быть уверенным в том, что выбранная ERP-система будет согласовываться с главными целями предприятия, необходимо тщательно учесть все факторы. Для организаций, в которые входит много бизнес-единиц, очень важно создать стандарты. Либо во всех местоположениях будет эксплуатироваться одно конкретное решение, либо будут использоваться несколько решений (и в таком случае они должны обладать потенциалом для интеграции друг с другом). Неполноценность стандартизации не позволит достичь такой цели, как развертывание комплексного ERP-решения для бизнеса. Семьдесят один процент (71%) организаций – лидеров отрасли сформулировали стандартизированные критерии выбора ERP на предприятии (рис. 3). Далее, организации – лидеры отрасли с в 2,5 раза большей, по сравнению с остальными, вероятностью обладают многоступенчатой ERP-стратегией. В этих организациях имеется корпоративная стандартная ERP, дополненная ERPвторой ступени, предназначенной для поддержки локальных бизнес-моделей. Эта вторая ступень предусматривает только тот функционал, который необходим и который можно быстрее внедрить, чтобы эти бизнес-единицы заработали.

Но что на самом деле важно при выборе ERP? Респондентов попросили выбрать четыре наиболее весомых критерия, которые они применяют при выборе ERP (рис. 4). Вовсе не обязательно выбор ERP основывается на стоимости. Хотя общая стоимость владения чрезвычайно важна, наиболее важным критерием является функциональность, доступная в конкретной ERP. Если требуемая функциональность отсутствует, внедрять ERP не стоит совсем, поскольку бизнес-функции, которые могли бы быть улучшены благодаря хорошо согласованному ERP-решению, не интегрируются. Добавление функциональности, которой на данный момент нет в существующей ERP, будет стоить дороже. Лучше искать такую ERP, в которую включена нужная функциональность.

Еще одним доказательством важности обучения сотрудников работе с ERP стало то, что на третьем месте в списке наболее значимых критериев выбора оказалась простота использования. Если сотрудники могут быстро разобраться в ERP и эффективно использовать ее, то организация от этого существенно выиграет.

Наконец, организации в процессе выбора ERP стремятся к тому, чтобы приобретаемое решение давало им полную неискаженную картину их бизнеса. Тридцать четыре процента (34%) респондентов указали, что это должен быть интегрированный пакет, а не несколько «точечных» решений. Конечно, может существовать некая технология, на которую «завязана» организация. В таком случае важно учесть интеграционные возможности потенциальной ERP.

В следующей публикации мы увидим, что делают руководители для достижения этих целей.


Перевод выполнен издательством ООО "Эксперт РП" для портала www.SAPLand.ru
Английская версия была размещена на сайте Allen Communication Learning Services по адресу

http://www.allencomm.com/2012/05/allen-communication-aberdeen-group-release-research-paper-erp-implementation-and-training-a-guide-to-getting-your-business-in-gear/

← Назад